Privacy Policy  Germare BV

Datum 25 mei 2021, versie 1.1

Privacyverklaring

Versie 1.0

Datum: 25 mei 2021

 

Inhoud

1.     Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

2.     Wat betekent ‘persoonsgegevens verwerken’?

3.     Op wie en wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

4.     Welke persoonsgegevens verwerken wij?

5.     Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?

6.     Met wie delen wij uw gegevens?

7.     Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

8.     Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

9.     Van wie ontvangen wij uw gegevens?

10.   Wat zijn uw rechten?

11.   Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

12.   Wijzigingen

 

1.   Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

 

Germare (hierna “Germare”, “wij”, of “ons”) respecteert als gerechtsdeurwaarderskantoor uw privacy en streeft ernaar om uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid te behandelen. Wij verbinden ons ertoe om hierbij steeds de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”), onze deontologische verplichtingen en enige andere toepasselijke regelgeving na te leven.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die wij van u verwerken in het kader van onze activiteiten en werkzaamheden als gerechtsdeurwaarderskantoor. Wij verwerken uw persoonsgegevens hoofdzakelijk in het kader van onze uitoefening van het openbare ambt van gerechtsdeurwaarder, met het oog op het vervullen van onze wettelijke opdrachten krachtens artikel 519 van het Gerechtelijk Wetboek.

Germare is een vennootschap naar Belgisch recht. U vindt al onze relevante gegevens hieronder terug en kan ons via de vermelde contactgegevens ook steeds bereiken voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.

 

Naam en rechtsvorm:                 Germare BV

Ondernemingsnummer:             BTW BE0507.676.323

Adres zetel:                                Jozef-II straat 12, 8400 Oostende

België

         E-mailadres:                               privacy@germare.be

 

2.   Wat betekent ‘persoonsgegevens verwerken’?

 

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om uw contactgegevens, om gerechtelijke beslissingen die u via ons kantoor ten uitvoer wenst te leggen, of uw financiële situatie als schuldenaar. Om welke gegevens het precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden. Germare verwerkt uw gegevens enkel in het kader van haar activiteiten als gerechtsdeurwaarderskantoor.

3.   Op wie en wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

 

Deze Privacyverklaring is van toepassing in de gevallen waarin Germare verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat Germare bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen uw gegevens verwerkt worden.

Concreet betekent dit dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de verwerking van gegevens van onderstaande categorieën van personen. Dit omvat ook personen die in het verleden tot deze categorieën behoorden (bv. voormalige verzoeker), of personen die mogelijk in de toekomst tot deze categorieën zullen behoren (bv. potentiële verzoeker). Aangezien de gegevens die wij van u verwerken en de doeleinden hiervan in hoge mate afhangen van uw relatie met Germare, blijven wij waar relevant een opdeling maken tussen deze categorieën van personen in de Privacyverklaring. Het is mogelijk dat u tot meerdere categorieën tegelijk behoort (bv. u bent websitebezoeker en verzoeker).

 

Categorie

Omschrijving

Websitebezoekers

Personen die onze publieke website www.Germare.bebezoeken. Specifiek voor de gegevens die wij van onze websitebezoekers verzamelen via het gebruik van cookies, verwijzen wij naar onze afzonderlijke Cookieverklaring[Mr. F.1] . In deze Privacyverklaring kan u wel alvast terugvinden welke gegevens wij van u verzamelen via cookies, samen met de rechtsgronden hiervoor en de algemene doeleinden hiervan.

Verzoekers

Personen in opdracht van wie wij onze werkzaamheden als gerechtsdeurwaarderskantoor verrichten, al dan niet in uitvoering van een gerechtelijke beslissing (bv. schuldeiser, partij die een gerechtelijke beslissing wenst te laten uitvoeren, beslaglegger, verhuurder die verzoekt om een uithuiszetting …).

Tegenpartijen

Personen ten aanzien van wie wij onze werkzaamheden als gerechtsdeurwaarderskantoor verrichten, al dan niet in uitvoering van een gerechtelijke beslissing (bv. schuldenaar, beslagene, partij lastens wie een gerechtelijke beslissing wordt uitgevoerd, …).

Zakenpartners en medewerkings-plichtige partijen

(“Zakenpartners”)

Personen die ons bijstaan bij het uitbaten van ons gerechtdeurwaarderskantoor (inclusief partijen die verplicht zijn om mee te werken aan werkzaamheden ten aanzien van Tegenpartijen, bv. de werkgever in het kader van beslag onder derden), of personen die als zakenpartner een beroep doen op onze diensten in naam van hun cliënt (bv. de raadsman van Verzoeker, een ander gerechtsdeurwaarderskantoor, …).

Kandidaat-medewerker

Personen die bij ons een sollicitatie indienen met het oog op het invullen van een positie bij ons gerechtsdeurwaarderskantoor.

 

Wanneer één van de hierboven bedoelde personen een rechtspersoon is, verwerken wij nog steeds gegevens van onze contactpersonen bij deze entiteiten.

 

4.   Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken, afhankelijk van uw relatie met Germare. Afhankelijk van de concrete situatie en uw voorkeuren en hoedanigheid, verwerken wij niet steeds alle onderstaande gegevens van u. Vooral in onze relaties met Verzoekers en Tegenpartijen, zullen de verwerkte gegevens in hoge mate afhangen van het soort dossier dat wij voor of ten aanzien van u behandelen en welke gegevens vereist zijn voor een efficiënte behandeling hiervan.

Websitebezoekers

Soort gegevens

Voorbeelden (niet-limitatief)

Elektronische identificatie- en gebruiksgegevens

IP-adres, browsertype, locatiegegevens, via welke weg u op onze website terechtkomt, het soort toestel waarmee u onze website bezoekt, de bezochte webpagina’s, de manier waarop u navigeert op de bezochte webpagina’s. Voor meer details hierover verwijzen wij naar onze afzonderlijke Cookieverklaring.[Mr. F.2] 

Identificatiegegevens

Een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de AVG).

Contactgegevens

Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf waar u werkzaam bent (zoals opgegeven via e-mail of bij gebruik van het contactformulier).

Contactgeschiedenis

Verzonden en ontvangen communicatie (bv. e-mailberichten, de inhoud van het verstuurde contactformulier, brieven, …). 

 

Verzoekers en Tegenpartijen

Soort gegevens

Voorbeelden (niet-limitatief)

Identificatiegegevens

Uittreksel uit het Rijksregister en rijksregisternummer (bv. in het kader van een dagvaarding), een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de AVG). 

Accountgegevens

Logininformatie en wachtwoorden voor toegang tot ons online platform voor cliënten en debiteuren, en uw voorkeuren met betrekking tot het gebruik hiervan.

Contactgegevens

Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.

Contactgeschiedenis

Verzonden en ontvangen communicatie (bv. e-mailberichten, brieven, …). 

Persoonlijke bijzonderheden

Leeftijd, geslacht, geboortedatum, beroep, nationaliteit, woonplaatshistoriek.

Familiale gegevens

Burgerlijke staat, gegevens over het huwelijk of de huidige vorm van samenleven (bv. huwelijksvermogensstelsel), bijzonderheden betreffende vorige huwelijken of verbintenissen, identificatiegegevens en bijzonderheden betreffende de familie- of gezinsleden, of afstammelingen.

Financiële gegevens

Gegevens betreffende het inkomen, bezittingen (bv. onroerende goederen, voertuigen, …), de schuldenlast, solvabiliteitsgegevens, of enige andere gegevens betreffende de financiële situatie die relevant zijn in het kader van een specifiek dossier.

Betalings- en facturatiegegevens

Betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, titularis bankrekening, facturen.

Beeld en geluid

Foto’s en videobeelden die wij maken (bv. in het kader van feitelijke vaststellingen), of die ons worden verstrekt in functie van een specifiek dossier (bv. met betrekking tot uw bezittingen als Tegenpartij), camerabewakingsbeelden (met het oog op het toezicht en de bewaking van onze kantoren, meer bepaald door de aanwezigheid van bewakingscamera’s aan de ingangen en ontvangstbalies van onze kantoren).

Gerechtelijke gegevens

Inhoud van burgerrechtelijke vonnissen en veroordelingen die noodzakelijk zijn in het kader van een specifiek dossier (in het bijzonder in het kader van hun tenuitvoerlegging). 

 

Strafrechtelijke gegevens

Gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke inbreuken, bijvoorbeeld in geval van de betekening van aktes in opdracht van het Openbaar Ministerie. 

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Als gerechtsdeurwaarderskantoor komen wij regelmatig en onvermijdelijk in aanraking met bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals: ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, gezondheidsgegevens, seksuele gegevens. Indien deze gegevens niet relevant zijn in functie van een concreet dossier, worden deze niet specifiek opgenomen in onze database, maar vormen zij mogelijk wel onderdeel van uw dossier omdat zij deel uitmaken van of af te leiden zijn uit andere gegevens waarover wij van u beschikken (bv. vonnissen en arresten die u betreffen). In dit geval proberen wij de verwerking van deze gegevens zoveel mogelijk te beperken. 

 

Zakenpartners

Soort gegevens

Voorbeelden (niet-limitatief)

Identificatiegegevens

Een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de AVG).

Accountgegevens

Logininformatie en wachtwoorden voor toegang tot ons online platform voor cliënten en debiteuren, indien u raadsman bent van een Verzoeker of Tegenpartij, en uw voorkeuren met betrekking tot het gebruik hiervan.

Contactgegevens

Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.

Contactgeschiedenis

Verzonden en ontvangen communicatie (bv. e-mailberichten, brieven, …). 

Betalings- en facturatiegegevens

Betaalkaartgegevens, bankrekeningnummer, titularis bankrekening, facturen.

Beeld en geluid

Camerabewakingsbeelden (met het oog op het toezicht en de bewaking van onze kantoren, meer bepaald door de aanwezigheid van bewakingscamera’s aan de ingangen en ontvangstbalies van onze kantoren.

 

Kandidaat-medewerkers

Soort gegevens

Voorbeelden (niet-limitatief)

Identificatiegegevens

Een kopie van uw identiteitskaart (uitsluitend om uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de AVG).

Contactgegevens

Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.

Contactgeschiedenis

Verzonden en ontvangen communicatie (bv. e-mailberichten, brieven, …). 

Persoonlijke bijzonderheden

Leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit.

Werkgerelateerde gegevens

Curriculum vitae, opleidingen, getuigschriften en puntenlijsten, talenkennis, professionele loopbaan, publicaties.

Persoonlijkheidsprofiel

Motivatie, hobby’s, sociale activiteiten, persoonlijkheid.

Beeld en geluid

Camerabewakingsbeelden (met het oog op het toezicht en de bewaking van onze kantoren, meer bepaald door de aanwezigheid van bewakingscamera’s aan de ingangen en ontvangstbalies van onze kantoren), foto’s en videobeelden die u zelf aan ons zou verstrekken in het kader van uw sollicitatie.

 

5.   Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw gegevens?

 

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden die kaderen in onze activiteiten en werkzaamheden als gerechtsdeurwaarderskantoor. De verwerking is hierbij steeds gebaseerd op de rechtsgronden die worden opgesomd in de AVG. Hieronder verduidelijken wij concreet voor welke doeleinden wij uw gegevens kunnen verwerken en op welke rechtsgronden wij ons hiervoor baseren, naargelang uw relatie met Germare.

 

Algemeen – alle betrokkenen

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

Het beantwoorden van uw vraag wanneer u met ons contact opneemt, moest dit niet te kaderen zijn in een bestaande, voormalige of potentieel toekomstige relatie met u als Verzoeker, Tegenpartij, Zakenpartner of Kandidaat-medewerker (bv. via het contactformulier op onze website).

Gerechtvaardigd belang

 

Het promoten van de activiteiten van Germare, door uw contactgegevens te gebruiken om nieuwsbrieven of ander marketingmateriaal naar u te versturen, via e-mail, indien u hiertoe uitdrukkelijk uw toestemming verleent, via e-mail of via het inschrijvingsformulier op onze website.

U beschikt over het recht om uw toestemming op elk moment terug in te trekken door gebruik te maken van de uitschrijflink onderaan elkk dergelijk bericht dat u van ons ontvangt.

Toestemming

Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen als gerechtsdeurwaarderskantoor, zoals op het gebied van gegevensbescherming, op deontologisch gebied en op fiscaal/boekhoudkundig gebied.

Wettelijke verplichting

Het verzekeren van de mogelijkheid tot de uitoefening of verdediging in rechte van de belangen van Germare, en het daadwerkelijk overgaan hiertoe, indien wij van oordeel zijn dat onze belangen geschaad worden en een juridische procedure zich opdringt (bv. gerechtelijke invordering van een onbetaalde factuur), of indien tegen ons juridische stappen ondernomen zouden worden door een persoon die zich door ons benadeeld voelt (bv. voor het voeren van verweer indien u ons aansprakelijk zou willen stellen voor gebreken in de uitgevoerde opdrachten).

Gerechtvaardigd belang, of voor de uitoefening van een rechtsvordering of het beheer van onze eigen geschillen in geval van bijzondere respectievelijk strafrechtelijke gegevens.

De bestrijding van fraude en van misbruik van de diensten die wij aanbieden (bv. via ‘social engineering’), alsook het verzekeren van de veiligheid binnen onze kantoren en de efficiënte bescherming van de eigendom van Germare en derden via de aanwezigheid van bewakingscamera’s in onze kantoren, meer bepaald aan de toegangsdeuren en de ontvangstbalies, met als strikt doel het toezicht en de bewaking van onze kantoren.

Gerechtvaardigd belang

 

Websitebezoeker

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

Het aanbieden van een website die op technisch gebied goed functioneert door het gebruik van strikt noodzakelijke cookies, zodat wij u een veilige en goed functionerende website kunnen bieden.

 

Gerechtvaardigd belang

Het verkrijgen van inzicht in de manier waarop u onze website gebruikt, met onder meer het oog op het opsporen van navigatieproblemen, en het gebruiksvriendelijker en aantrekkelijker maken van de website.

 

Toestemming[Mr. F.3] 

 

Verzoeker

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

Het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de overeenkomst met u als Verzoeker, met inbegrip van het beantwoorden van uw voorafgaande (prijs)vragen, het opvragen van alle relevante informatie voorafgaand aan de (mogelijke) uitvoering van de opdracht, het nakomen van onze precontractuele verplichtingen, de totstandkoming van de cliëntenovereenkomst, het beheer van de cliëntenrelatie, communicatie met medewerkers van Germare en het factureren en innen van de bedragen die u ons verschuldigd bent naar aanleiding van de uitvoering van de ons toevertrouwde opdrachten.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

De uitvoering van onze specifieke wettelijke opdrachten waarvoor u ons  (eventueel via uw raadsman) heeft ingeschakeld, in gerechtelijke of buitengerechtelijke context:

  • betekening van aktes en verzending van aanmaningen en ingebrekestellingen;

  • de gedwongen uitvoering van uitvoerbare titels zoals gerechtelijke beslissingen en dwangschriften;

  • beslaglegging op goederen;

  • optreden als gerechtelijk aangestelde schuldbemiddelaar;

  • optreden als bewaarnemer of sekwester van roerende zaken;

  • het doen van feitelijke vaststellingen;

  • het beoordelen van de invorderingsmogelijkheden en u contacteren in functie van eventuele regelingen;

  • de minnelijke invordering van schulden;

  • bijstand bij de organisatie van wedstrijden, loterijen en tombolas;

  • optreden als buitengerechtelijke schuldbemiddelaar;

  • het verzoenen met de Tegenpartij met het oog op het bereiken van een oplossing.

Noodzaak voor de vervulling van een taak van (zwaarwegend) algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek, voor wat betreft de eigenlijke uitvoering van onze opdrachten en eventuele bijzondere categorieën van gegevens.

Het verstrekken van toegang tot ons online platform voor cliënten, door aanmaak van een account met een persoonlijke login (e-mailadres of gebruikersnaam + wachtwoord), met het oog op het voorzien van een transparante toegang tot alle dossiers die wij voor u beheren.

Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst.

 

Tegenpartij

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

De uitvoering van onze specifieke wettelijke opdrachten waarvoor de Verzoeker of diens raadsman als onze Zakenpartner ons heeft ingeschakeld, in gerechtelijke of buitengerechtelijke context, zoals onder meer:

  • betekening van aktes en verzending van aanmaningen en ingebrekestellingen;

  • de gedwongen uitvoering van uitvoerbare titels zoals gerechtelijke beslissingen en dwangschriften;

  • beslaglegging op goederen;

  • optreden als gerechtelijk aangestelde schuldbemiddelaar;

  • optreden als bewaarnemer of sekwester van roerende zaken;

  • het verrichten van feitelijke vaststellingen;

  • het beoordelen van de invorderingsmogelijkheden, onder meer door het uitvoeren van een solvabiliteitsonderzoek en u te contacteren;

  • de minnelijke invordering van schulden;

  • toezicht houden op de organisatie van wedstrijden, loterijen en tombolas;

  • optreden als buitengerechtelijke schuldbemiddelaar;

  • het organiseren van openbare verkopingen;

  • het verzoenen met de Verzoeker met het oog op het bereiken van een oplossing.

Noodzaak voor de vervulling van een taak van (zwaarwegend) algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek

Het verstrekken van toegang tot ons online platform voor debiteuren, door u toegang te verstrekken op basis van uw dossiernummer + pincode, die u ter kennis worden gebracht via brief of exploot, met het oog op het voorzien van een transparante toegang tot alle dossiers die tegen u lopen en om u toe te laten om eenvoudig een betalingsvoorstel te formuleren.

Gerechtvaardigd belang

 

Zakenpartner

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

Het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de overeenkomst met u als onze Zakenpartner, met inbegrip van het beantwoorden van uw voorafgaande (prijs)vragen, het opvragen van alle relevante informatie voorafgaand aan de (mogelijke) samenwerking, het nakomen van onze precontractuele verplichtingen, de totstandkoming van de overeenkomst, het beheer van de samenwerking, communicatie met medewerkers van Germare en het factureren en innen van de bedragen die u ons verschuldigd bent naar aanleiding van de samenwerking, of het betalen van de bedragen die wij u verschuldigd zijn naar aanleiding van de samenwerking.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang (voor contactpersonen bij onze Zakenpartner die geen partij zijn bij de overeenkomst).

Indien u raadsman bent van een Verzoeker of Tegenpartij, of een medewerkingsplichtige partij bent, de uitvoering van onze specifieke wettelijke opdrachten waarvoor u ons heeft ingeschakeld of in verband waarmee u ons contacteert, respectievelijk waaraan u verplicht dient mee te werken, in gerechtelijke of buitengerechtelijke context, zoals onder meer:

  • betekening van aktes en verzending van aanmaningen en ingebrekestellingen;

  • de gedwongen uitvoering van uitvoerbare titels zoals gerechtelijke beslissingen en dwangschriften;

  • beslaglegging op goederen;

  • optreden als gerechtelijk aangestelde schuldbemiddelaar;

  • optreden als bewaarnemer of sekwester van roerende zaken;

  • het verrichten van feitelijke vaststellingen;

  • het beoordelen van de invorderingsmogelijkheden, onder meer door u te contacteren in functie van eventuele mogelijkheden of regelingen;

  • de minnelijke invordering van schulden;

  • toezicht houden op de organisatie van wedstrijden, loterijen en tombolas;

  • optreden als buitengerechtelijke schuldbemiddelaar;

  • het organiseren van openbare verkopingen;

  • het verzoenen van Verzoeker en Tegenpartij met het oog op het bereiken van een oplossing.

Noodzaak voor de vervulling van een taak van (zwaarwegend) algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek

Indien u raadsman bent van een Verzoeker of Tegenpartij, het verstrekken van toegang tot ons online platform voor cliënten of debiteuren, afhankelijk van wie u vertegenwoordigt, door aanmaak van een account met een persoonlijke login (gebruikersnaam of e-mailadres + wachtwoord), respectievelijk door verstrekking van dossiernummer + pincode, afhankelijk van de wensen van de relevante Verzoeker of Tegenpartij.

Noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst.

Gerechtvaardigd belang (indien tussen ons geen overeenkomst is gesloten of wordt overwogen)

 

 

Kandidaat-medewerkers

Verwerkingsdoeleinde

Rechtsgrond

Het beoordelen van de vraag of Germare met u een arbeids-, stage- of samenwerkingsovereenkomst wenst aan te gaan.

 

Noodzakelijk voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst.

Het gedurende maximum 2 jaar bijhouden van de gegevens die u ons verstrekt heeft in het kader van een sollicitatie, indien u een interessant profiel heeft, maar wij u initieel geen voorstel konden doen omdat er geen geschikte positie vrij was. Wanneer een geschikte positie zou vrijkomen, gebruiken wij uw gegevens om u opnieuw te contacteren en te peilen naar uw interesse in verdere besprekingen.

Toestemming

 

6.   Met wie delen wij uw gegevens?

 

Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden (bv. in functie van een specifiek dossier), of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

 

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners,  zogenaamde “verwerkers”, ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheren van onze IT-systemen, en ter ondersteuning van onze werkzaamheden als gerechtsdeurwaarderskantoor zoals het inschakelen van een slotenmaker. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd afgesloten.  

 

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

 

Potentiële categorie ontvangers van uw gegevens

Rechtsgrond voor doorgifte

Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven met het oog op het verzenden van post, of officiële of gerechtelijke documenten aan u als onze huidige, voormalige of potentieel toekomstige Verzoeker, Tegenpartij of Zakenpartner.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.

 

 

Noodzaak voor de vervulling van een taak van (zwaarwegend) algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek, in alle andere gevallen en voor wat betreft eventuele bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

Betalingsdienstverleners voor de gegevens die relevant zijn voor het verwerken van uw betalingen aan Germare als Verzoeker, Tegenpartij of Zakenpartner, of voor het verwerken van (terug)betalingen door Germare aan deze personen, met het oog op een efficiënt beheer van de betalingsadministratie binnen ons gerechtsdeurwaarderskantoor.

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.

 

 

Noodzaak voor de vervulling van een taak van algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek, in alle andere gevallen.

De verwerkers die ons bijstaan bij het uitbaten van ons gerechtsdeurwaarderskantoor, onder meer op IT-gebied (met het oog op een efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen ons kantoor, waaronder het uitsturen van transactionele e-mails zoals de inplanning van geplande opdrachten, de facturatie van uitgevoerde opdrachten, het beheer van onze agenda, het hosten en beheren van onze mailboxen), en verwerkers die ons specifieke bijstand verlenen in het kader van een concreet dossier (bv. een vertaler in geval het noodzakelijk is dat een document vertaald wordt, of een slotenmaker die wij inschakelen met het oog op een beslaglegging of uithuiszetting).

 

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.

 

 

Noodzaak voor de vervulling van een taak van (zwaarwegend) algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek, in alle andere gevallen of voor wat betreft eventuele bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

Zakenpartners op wie wij een beroep doen in het kader van de uitbating van ons gerechtsdeurwaarderskantoor, zoals andere gerechtsdeurwaarderskantoren die wij inschakelen, om een specifiek aspect van een dossier op zich te nemen (bv. betekening van een akte aan een Tegenpartij op een locatie waar Germare territoriaal onbevoegd is).

 

Noodzaak voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst, indien tussen ons een overeenkomst is gesloten of overwogen wordt.

 

 

Noodzaak voor de vervulling van een taak van (zwaarwegend) algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek, in alle andere gevallen of voor wat betreft eventuele bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

Indien u Verzoeker of Tegenpartij bent, aan de Tegenpartij of diens raadsman, respectievelijk aan de Verzoeker of diens raadsman in het kader van de naleving van onze informatieplicht, met inachtname van het beginsel van proportionaliteit en na een zorgvuldige afweging in het licht van het concrete dossier. Ook doorgiftes aan andere partijen zijn mogelijk voor zover strikt noodzakelijk in het licht van een concreet dossier, bv. aan uw werkgever of bank in het kader van beslag onder derden indien u Tegenpartij bent. 

Noodzaak voor de vervulling van een taak van algemeen belang op basis van art. 519 Gerechtelijk Wetboek.

Overheidsorganen, beheerders van bij wet geregelde databanken, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke en deontologische verplichtingen als gerechtsdeurwaarderskantoor (bv. aan rechtbanken, politiediensten, hypotheekbewaarders, OCMW’s, gemeentelijke overheden, …), en de efficiënte verdediging van onze belangen in het kader van een eventueel juridisch geschil, voor wat betreft de gegevens die hier strikt noodzakelijk voor zijn. 

 

Wettelijke verplichting indien de doorgifte kadert in een wettelijke verplichting of overheidsbevel.

Gerechtvaardigd belang voor enige andere doorgifte, of voor de uitoefening van een rechtsvordering of het beheer van onze eigen geschillen in geval van bijzondere respectievelijk strafrechtelijke gegevens.

 

7.   Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

 

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en worden verwerkt, zoals hierboven gespecifieerd.

Dit betreft voornamelijk het uitoefenen van onze wettelijke bevoegdheden als gerechtsdeurwaarderskantoor en het aanleggen van dossiers die alle relevante gegevens bevatten voor een correcte behandeling hiervan in lijn met de wettelijke en deontologische vereisten. In normale omstandigheden bewaren wij uw gegevens als Verzoeker, Tegenpartij of Zakenpartner niet langer dan 10 jaar na de afsluiting van uw laatste dossier of de beëindiging van onze samenwerking. Dit ingevolge onze wettelijke verplichtingen hieromtrent, en ter vrijwaring van onze bewijsvoering in geval van een betwisting, of naar aanleiding van potentiële gebreken in de uitgevoerde opdrachten in het licht van onze beroepsaansprakelijkheid.

Voor uw gegevens die van u, als Verzoeker, Tegenpartij of Zakenpartner, in beperkte mate kunnen voorkomen in onze boekhouding, geldt dat zij gedurende 7 jaar bewaard worden in het kader van onze wettelijke verplichtingen hieromtrent.

Voor uw gegevens als Kandidaat-medewerker geldt dat wij ons ertoe verbinden om uw gegevens binnen een redelijke termijn te verwijderen, indien het initieel niet tot een samenwerkingsvoorstel komt. Indien u in dit geval echter uw specifieke toestemming geeft om uw gegevens bij te houden zodat wij u later opnieuw kunnen contacteren, houden wij uw gegevens nog maximum 2 jaar bij. 

Wanneer u onze kantoren zou bezoeken, wordt u zoals hierboven vermeld mogelijk opgenomen op camerabewakingsbeelden. Wij bewaren de beelden van onze bewakingscamera’s, die zich bevinden aan de ingangen en de ontvangstbalies van onze kantoren, niet langer dan 1 maand vanaf hun opname. Wij bewaren de beelden enkel langer wanneer zij relevant kunnen zijn voor onder meer het bewijzen van een misdrijf of schade, of het identitifceren van een dader, getuige of slachtoffer. 

 

8.   Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

 

Wij bewaren uw gegevens voornamelijk op onze interne, beveiligde servers. De gegevens worden geëncrypteerd bewaard binnen onze gespecialiseerde gerechtsdeurwaarderssoftware en zijn enkel toegankelijk voor onze medewerkers indien zij deze toegang nodig hebben voor legitieme doeleinden die kaderen in onze activiteiten en werkzaamheden als gerechtsdeurwaarderskantoor.

Wij besteden echter een beperkt gedeelte van onze verwerkingsprocessen in het kader van de uitbating van ons kantoor uit aan derde partijen, zoals verduidelijkt onder titel 6. Eventuele externe dienstverleners treden desgevallend op als gegevensverwerkers namen ons. 

Wij en onze verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorgs)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. 

Uw gegevens blijven op elk moment binnen de Europees Economische Ruimte.

9.   Van wie ontvangen wij uw gegevens?

 

Voor Websitebezoekers, Verzoekers, Zakenpartners en Kandidaat-medewerkers geldt dat wij uw gegevens voornamelijk rechtstreeks van u verkrijgen. Dit naar aanleiding van het contact dat wij met elkaar hebben met het oog op de (mogelijke) uitvoering van een specifieke opdracht, of een (mogelijke) samenwerking. Wij kunnen echter niet uitsluiten dat wij bepaalde van uw gegevens in specifieke omstandigheden onrechtstreeks verkrijgen, van openbare bronnen of van derden.

Wanneer wij gegevens van bovenstaande categorieën personen van openbare bronnen verkrijgen, gaat het bijvoorbeeld om het consulteren van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), om uw voorstel tot samenwerking namens een onderneming te verifiëren. Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens via uw onderneming verkrijgen, wanneer de onderneming waarin u werkzaam bent Verzoeker of Zakenpartner is en wij uw gegevens in dit verband nodig hebben. Voor Kandidaat-medewerkers geldt dat wij mogelijk uw profiel raadplegen op professionele sociale mediakanalen.

Voor Tegenpartijen geldt dat wij uw gegevens gedeeltelijk van u rechtstreeks verkrijgen (bv. overleg met het oog op het vaststellen van een afbetalingsplan). Daarnaast verkrijgen wij uw gegevens mogelijk ook in hoge mate van publieke bronnen of van derde partijen, waaronder de Verzoeker of diens raadsman, uw eigen raadsman, of andere betrokken partijen in een dossier. Voor wat betreft publieke bronnen, gaat het meer bepaald om uw gegevens die wij in het kader van de uitvoering van een specifieke opdracht van u raadplegen of verzamelen via verschillende privé of overheidsdatabanken (de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, het Centraal Bestand van berichten van Beslag, het Belgisch Staatsblad, publicaties op de website van de Nationale Bank), of uw profiel op sociale mediakanalen en andere publiek raadpleegbare informatie. Voor wat betreft informatie verkregen van derden, geldt dat wij mogelijk informatie over u zullen opvragen bij andere gerechtsdeurwaarderskantoren, de curator, schuldbemiddelaar, uw werkgever, of personen die deel uitmaken van uw gezin of leefomgeving. Wij zullen deze gegevens hierbij enkel opvragen en opnemen in onze dossiers voor zover dit relevant en noodzakelijk is in het licht van een specifieke opdracht.

 

10.    Wat zijn uw rechten?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.

  1. Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

  1. Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

  1. Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopend dossier of lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

  1. Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

  1. Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

U kan echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

  1. Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

  1. Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U beschikt op elk moment over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming. Deze is te bereiken via onderstaande contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be

Website GBA - klacht indienen

Daarnaast kan u zich ook steeds richten tot de bevoegde burgerlijke rechtbank om een vordering tot schadevergoeding in te stellen.

11.    Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

 

U kan de rechten vermeld onder titel 10 eenvoudig uitoefenen door met ons contact op te nemen via de contactgegevens opgenomen in de eerste titel van deze Privacyverklaring.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zullen wij indien wij twijfelen aan uw identiteit, vragen om deze te verifiëren. Wij zullen in dit geval verzoeken om documenten over te maken die uw identificatie zonder redelijke twijfel mogelijk maken, zoals een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart. Dit doen wij om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen zouden terechtkomen. Het volstaat dat op dergelijke kopie uw naam en geboortedatum duidelijk leesbaar zijn. De andere gegevens mag u dan ook schrappen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte van het gevolg dat hieraan wordt gegeven. In geval van complexe of veelvuldige verzoeken, kan deze termijn verlengd worden naar 3 maanden. In dit laatste geval wordt u geïnformeerd over de verlenging van de antwoordtermijn.

12.    Wijzigingen

 

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. De datum waarop deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan deze pagina terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacyverklaring, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.